Jakie koszty uwzględnić podczas planowania budżetu przeznaczonego na udział w targach?

Udział w targach branżowych to ogromna szansa, ale też spore wyzwanie, aby przedstawić się w odpowiedni sposób szerszemu gronu odbiorców oraz pokazać swoje usługi i produkty bezpośrednio klientowi. Dlatego też udziału w targach nie powinniśmy tak naprawdę rozpatrywać w kontekście „kosztów”, a bardziej „inwestycji”. Ile kosztuje przygotowanie stoiska wystawienniczego? Jakie wydatki powinniśmy wziąć pod uwagę w naszym kosztorysie? Zapraszamy do lektury poniższego artykułu.

Rezerwacja powierzchni wystawowej

Pierwszym krokiem jest zawsze kontakt wystawiającego z organizatorem targów w celu zgłoszenia swojego udziału. Z reguły im zrobimy to wcześniej, tym większe szanse mamy na znalezienie interesującej nas powierzchni targowej w atrakcyjnej cenie oraz odpowiednią konfigurację stoiska wystawienniczego. W zależności od tego, jak duże stoisko przewidujemy, a także specyfiki imprezy koszt wynajęcia powierzchni targowej może wynieść od kilkuset do kilku tysięcy złotych. Średnio przyjmuje się kwotę od 400 do 600 zł netto / 1 m2.

Pamiętajmy, aby doliczyć także koszty związane z potrzebnymi instalacjami (np. elektryczną czy wodociągową) oraz parkingiem. Wg niemieckiej organizacji targowej AUMA koszt wynajęcia powierzchni z reguły stanowi ok. 21% wydatków związanych z uczestnictwem w targach. Jeśli dodamy do tego przygotowanie stoiska (31% wydatków), to okaże się, że koszty związane z samym stoiskiem targowym wynoszą ok. 52%.

Poniższy wykres dobrze przedstawia rozłożenie kosztów udziału w targach

podzial-kosztow-uczestnictwa-w-targach

Zestawienie kosztów uczestnictwa w targach (wykonanie własne na podstawie: www.auma.de)

Wyposażenie stoiska

Przechodząc do planowania kosztów „uzbrojenia” stoiska wystawienniczego, należy wziąć pod uwagę kilka czynników. Głównym nośnikiem reklamy powinna być ścianka reklamowa, którą łatwo przewieziemy w kufrze transportowym i rozstawimy w niecały kwadrans. Koszt takiej ścianki waha się między 1600 zł za format o szerokości ok. 3-metrów, zaś ok. 3000zł za szerokość 6 metrów. Stoisko powinno obejmować ściankę reklamową, ladę informacyjną, miejsce do rozmów, miejsce na ekspozycję produktów (półki, stojaki na ulotki, ekspozytory). W przypadku większych stoisk warto pomyśleć o zapleczu magazynowo-kuchennym oraz wydzieleniu przestrzeni komunikacyjnej.

Obsługa stoiska

Kolejnym ważnym aspektem, który należy uwzględnić w kalkulacjach jest obsługa stoiska wystawienniczego, która (wg danych organizacji AUMA) może wynieść ok. 38% kosztów uczestnictwa. Planując wydatki musimy uwzględnić tu wynagrodzenie dla pracowników obsługujących stoisko. Jeżeli nasi klienci posługują się innym językiem niż my, warto pomyśleć o zaangażowaniu tłumacza konsekutywnego. Dodatkową formę promocji zapewnią również hostessy, które mogą zachęcić klientów do zapoznania się z naszą ofertą. Do wszystkich tych kosztów należy doliczyć jeszcze wydatki związane z wyżywieniem oraz ewentualnymi kosztami zakwaterowania i pobytu obsługi stoiska w mieście targowym (w przypadku wydarzenia organizowanego daleko od miasta macierzystego naszej firmy).

Promocja oferty

Każde profesjonalne stoisko targowe musi posiadać odpowiednie zaplecze promocyjne, na które składają się wszelkie materiały reklamowe: broszury, ulotki, banery, długopisy itp. Warto wyposażyć stoisko w stojaki na ulotki, standy czy ekspozytory. Z innych materiałów POS, warto pomyśleć o wzornikach reklamowych czy welcome pack’ach, które dadzą klientowi lepszy obraz o ofercie naszej firmy. Jeśli mamy taką możliwość przeznaczmy pulę darmowych próbek produktu, którym chcemy zainteresować zwiedzających targi.

Dodatkowe koszty – spotkania z klientami

Jeżeli spodziewamy się na stoisku specjalnych gości, klientów, na których nam zależy, warto przewidzieć poczęstunek – napoje i przekąski. Nie radzimy na tym elemencie oszczędzać, bo wrażenie jakie utkwi w pamięci naszych gości po spotkaniu może wpłynąć na jakość wzajemnych relacji.

W tym miejscu warto wspomnieć jeszcze o wszystkich wydatkach związanych z ewentualnym badaniem rynku, szkoleniami dla pracowników oraz końcową analizą naszego udziału w evencie, która pozwoli wyciągnąć konstruktywne wnioski na przyszłość.

Podsumowanie – czy warto?

Wszelkiego rodzaju targi, pokazy czy imprezy branżowe to świetna okazja do zaprezentowania naszej firmy. Z pewnością wiążą się one z kosztami, które za pierwszym razem mogą wydać się dość wysokie. Później zapewne przekonamy się, iż wzrost zainteresowania ofertą jest wart wydanych pieniędzy. Doświadczenie zdobyte podczas pierwszych targów pozwoli nam lepiej przygotowywać się do kolejnych wydarzeń, co przełoży się zarówno na zaoszczędzony czas, jak i pieniądze.