Jak przygotować się do targów? (cz. 1 – określenie celu, wybór imprezy, kalkulacja kosztów)

Jak przygotować się do targów? (cz. 1 – określenie celu, wybór imprezy, kalkulacja kosztów)

Pojawienie się na targach to spore wydarzenie dla firmy. Jednak samo uczestnictwo nie gwarantuje jeszcze sukcesu. Jak więc dobrze przygotować się do targów, aby wniosły one określoną wartość dodaną dla naszej firmy? Jak oszacować koszty? Jak powinno wyglądać nasze stoisko wystawiennicze? Zapraszamy do lektury naszego 3-częściowego poradnika, który pomoże odpowiednio przygotować się do targów i odnieść na nich sukces!

Część 1: ustalenie celu, wybór imprezy, kalkulacja kosztów.

Jaki jest cel naszego uczestnictwa?

Pytanie to jest w zasadzie pierwszym, jakie powinniśmy sobie zadać, przygotowując się do uczestnictwa w jakichkolwiek targach czy wydarzeniach branżowych. Myśl o celu, jaki chcemy osiągnąć wystawiając się na targach, powinna kiełkować w naszej głowie zanim przystąpimy do porównywania różnych imprez targowych czy szacowania kosztów naszego uczestnictwa. Pomyślmy także o głównym komunikacie, który chcemy przekazać klientom podczas targów. Dzięki temu łatwiej będzie nam wszystko zaplanować, unikniemy chaotyczności w trakcie organizacji, a nasza obecność będzie miała ukierunkowany charakter. Najważniejsze cele, które mogą przyświecać naszej firmie to: zwiększenie świadomości marki, zwiększenie sprzedaży produktów, poinformowanie o wprowadzeniu nowego produktu na rynek, czy też feedback od klientów dot. nowych usług czy produktów. Planując cel, postarajmy się, by był on SMART. Co to znaczy? Rozwinięcie tego angielskiego skrótu jest następujące:

S (specific) – precyzyjny,
M (measurable) – mierzalny,
A (achievable) – osiągalny,
R (relevant) – istotny,
T (timebound) – określony w czasie.

Na koniec zastanówmy się w jaki sposób sprawdzimy, czy osiągnęliśmy nasz cel? Jak zmierzymy korzyści płynące z udziału naszej firmy w targach? Istnieje pokaźna ilość metod, począwszy od tradycyjnych (ankiety, liczenie odwiedzających, ilość sprzedanych produktów czy ilość podpisanych umów), po elektroniczne, które pozwalają zmierzyć skuteczność naszego wystąpienia na targach.

Które targi wybrać?

Eksperci są co do tego zgodni – lepiej skupić się na jednej imprezie, istotnej z punktu widzenia naszych klientów, niż na kilku mniej znaczących. Warto więc sprawdzić zarówno kto z naszych konkurentów będzie wśród wystawców oraz spróbować dowiedzieć się od klientów, które targi są dla nich najatrakcyjniejsze. Organizatorzy imprezy mogą być z kolei dobrym źródłem informacji o tym jak planują zachęcić zwiedzających do wizyty na targach oraz jakimi danymi statystycznymi dysponują z poprzednich edycji: liczby wystawców oraz odwiedzających, ich profilu, wielkości wynajętych powierzchni etc. Pamiętajmy o uzyskaniu możliwie jak największej ilości informacji odnośnie stoisk, ich przewidzianych wielkości, ilości, topografii hali. Wybierając wydarzenie warto również sprawdzić jego program oraz cykliczność imprezy. Cykliczne imprezy mają często uznaną renomę oraz większy zasięg.

Dobrą strategią jest również wybranie targów niekoniecznie stricte związanych z naszą branżą, jednak będących w kręgu zainteresowań naszej grupy odbiorców. Gdy dokonamy już wyboru targów, spróbujmy określić profil konsumenta, który odwiedzi tę imprezę, a następnie dopasować nasz przekaz marketingowy do jego potrzeb. Zaplanujmy więc nasze komunikaty reklamowe oraz sposób ich przekazu, np. tworząc wstępny projekt wizualny stoiska, sposób jego zabudowy etc. Na koniec zdobądźmy cenniki związane z udziałem w imprezie i oszacujmy koszty. Pamiętajmy przy tym jednak, że nie liczy się wielkość stoiska, a to jak wykorzystamy naszą przestrzeń. Dlatego też inwestycja w kursy czy szkolenia, jak również kreatywne podejście do budowy stoiska są ważniejsze od pieniędzy wydanych na metr kwadratowy podłogi.

Jak oszacować koszty?

Kalkulacja kosztów to pracochłonne zajęcie. Ostateczna kwota zależy bowiem od wielu czynników. Warto jednak poświęcić czas na oszacowanie wydatków, aby dobrze rozplanować budżet i zobaczyć jakie dodatkowe atrakcje możemy zapewnić albo na czym powinniśmy oszczędzić.Wcześniejsze planowanie ma swój dodatkowy plus – im wcześniej wszystko zarezerwujemy, tym niższe koszty możemy ponieść! Aspekty, które należy wziąć pod uwagę to przede wszystkim:

  • Opłaty związane z powstaniem stoiska wystawienniczego – wynajęcie stoiska, opłata za prąd czy parking),
  • Koszt budowy stoiska – projekt naszego mobilnego stoiska wystawienniczego, umeblowanie, wszelki sprzęt wystawowy,
  • Koszt obsługi stoiska – wynagrodzenie dla pracowników reprezentujących stoisko, ich wyżywienie, nocleg, ew. szkolenia jeśli konieczne,
  • Koszty związane z dodatkowymi usługami, niezbędnymi dla naszego stoiska – zatrudnienie hostess, tłumacza itd.
  • Wydatki na materiały promocyjne – ulotki, banery, grafiki, zaproszenia, wszelkie materiały POS, takie jak standy, stojaki, potykacze, wzorniki, starter packi i wiele innych,
  • Opłaty związane z transportem oraz ubezpieczeniem

Podsumowując

Targi niosą ze sobą olbrzymi potencjał marketingowy. Dzięki nim możemy zauważalnie zwiększyć sprzedaż naszych produktów, zaistnieć w świadomości potencjalnych klientów, jak również umocnić relacje z obecnymi kontrahentami. Przed wyborem imprezy warto zastanowić się jaki główny cel nam przyświeca. Pomoże to w odpowiednim doborze stoiska wystawienniczego oraz materiałów promocyjnych.